Como gestiono mis cuentas por cobrar en Kalto?
Una vez hayamos importado tu información del SAT, deberas sincronizar a los clientes que desees emitir cobros a través de la plataforma.
Para estos clientes generaremos cuentas por cobrar a medida que las facturas son emitidas, timbradas y extraídas del SAT.
Cada vez que un cliente realice un pago, lo verás asentado en en el módulo de cuentas por cobrar y la factura se verá como pagada o parcialmente pagada.
Siempre te avisaremos cuando recibas un pago, y ademas nos encargaremos de enviarle el comprobante de pago a tu cliente.
También procesaremos las notas de crédito que crees para tus clientes de forma automática y asignaremos el monto a la factura correspondiente.
¿Puedo cobrar a clientes sin cargar una factura?
Si, puedes crear una orden de pago de forma manual para tu cliente y enviaremos un link de pago de forma automática para que tu cliente pueda realizar el pago.
¿Cómo habilito Financiamiento?
Para habilitar financiamiento en kalto debes completar el registro de tu empresa y pasar el análisis del buró de crédito.
Te pediremos la siguiente documentación y puedes completar la solicitud desde aquí.
- Información de contacto principal (Nombre, correo, email, número de Whatsapp).
- Información de la empresa (Acta constitutiva, registro público de la propiedad, constancia de situación fiscal, estado bancario).
- Datos del representante legal (Identificación, RFC, correo, poderes).
- Autorizar consulta de buró de crédito.
Una vez recibida revisaremos tu información y asignaremos una línea de crédito en las siguientes 48 horas.
¿Qué es y cómo puedo utilizar el adelanto de facturas?
El adelanto de facturas de kalto te permite adelantar hasta el 80% del monto total de las facturas seleccionadas. Tiene un plazo máximo de 30 días para hacer la devolución del adelanto y puedes cancelar el crédito en el momento que lo desees solo pagando por los intereses generados hasta ese momento. Con kalto nunca pagas de más por financiarte.
Una vez completado el registro de tu empresa y haber realizado la comprobación en el buró de crédito verás tu oferta de crédito disponible y la tasa de interés diaria que fue asignada.
Desde el menú Adelantar Facturas:
1. Verás el listado de facturas aptas para financiamiento. Selecciona la(s) factura(s) que deseas financiar.
2. Haz clic en "Solicitar adelanto".
3. Enviaremos a tu correo electrónico una propuesta con el contrato y el pagaré para que puedas firmar con tu clave FIEL.
4. Una vez firmado el contrato, procederemos a dispersar los fondos a tu cuenta bancaria.
¿Cuántas facturas puedo adelantar?
En Kalto, el número de facturas que puedes adelantar depende de tu línea de crédito y de la cantidad de facturas aptas para financiamiento que tengas en ese momento. No hay un límite máximo de facturas que puedas adelantar, siempre y cuando cumplas con los requisitos mencionados. ¡Adelanta todas las facturas que necesites para hacer crecer tu negocio!
¿Porqué no veo todas mis facturas en la sección de adelantar facturas?
Estarán a disposición las facturas que son factibles para adelantar pago, el número de facturas a seleccionar dependerá del monto y tu línea de crédito disponible.
¿Qué pasa si no encuentro una factura que quiero adelantar?
Ten en cuenta que no todas las facturas son elegibles para ser financiadas. Pero aún asi, puede haber una intermitencia de sincronización con el SAT.
Si crees que es el caso, contáctanos a través del correo creditos@kalto.la indicando tu RFC y la serie y folio de las facturas que deseas financiar.
¿Dónde puedo ver mis deudas de crédito por las facturas adelantadas?
Cuando una solicitud de adelanto de facturas se activa, se convierte en un crédito, que podrás encontrar en el listado de Créditos en la sección de financiamiento.
En cada fila encontraras la identificación y el monto del crédito solicitado, el interés acumulado al día del a fecha, el vencimiento y el botón para finalizar el crédito.
¿Cómo se realiza el pago de los créditos?
Puedes hacer tus pagos directamente a la cuenta CLABE que figura en la sección de financiamiento o bien puedes pagar cada crédito por separado, haciendo clic en el botón Pagar y siguiendo las instrucciones de pago para cada uno.
Las facturas que se adelantan ¿sufren algún cambio, se tiene que volver a emitir la factura?
No, la factura emitida es la que se puede adelantar el cobro a través de nosotros y no sufre ningún cambio fiscalmente
¿Es posible utilizar Kalto sin solicitar a mis clientes que cambien la CLABE para recibir los pagos?
Si los clientes aún te pagan por otros medios que no sean los habilitados en kalto, siempre podrás marcar las facturas como pagadas de forma manual y así podrás tener tu información al día. Para marcar una factura como pagada sigue los siguientes pasos:
¿Se puede adelantar facturas a público en general?
No, Para gestionar la cobranza o realizar adelantos de facturas, es necesario que tengamos información sobre el receptor de la venta o factura. Por lo tanto, no podemos aceptar facturas emitidas a "Público General".
¿Cómo aumento mi limite de crédito?
Estamos continuamente analizando los perfiles de riesgo de nuestros clientes, por lo que es probable que recibas mejores ofertas si demuestras un excelente comportamiento de pago y haces uso de las funcionalidades de cuentas por cobrar y cuentas por pagar para que podamos obtener mayor información que nos permita realizar un análisis más completo.
¿Cómo funciona la gestión de clientes en Kalto?
Una vez conectado Kalto con el SAT verás reflejada la información de los clientes a quienes les hayas emitido una factura. Por defecto no generamos cuentas por cobrar para ninguna factura de esos clientes a menos que los marques como “Prendido” en la misma tabla.
Siempre que un cliente este sincronizado, buscaremos las facturas de ese cliente en el set y generaremos la cuenta por cobrar correspondiente para que puedas cobrar o visualizar su información. Si no deseas gestionar determinado cliente en kalto, simplemente tienes que cambiar el estado a “Apagado”.
¿Cómo funciona la sincronización con el SAT?
La sincronización con el SAT se realiza cada tercer día, extraemos las facturas pendientes de pagar y las notas de crédito, también podrás sincronizar desde la plataforma de Kalto bajo demanda.
¿Qué significan los estados "Apagado" y "Prendido" en la sección de clientes?
"Apagado" (por defecto) indica que no se sincronizarán automáticamente las nuevas facturas por cobrar de ese cliente con el SAT.
"Prendido", significa que las facturas que ese cliente tiene pendiente por pagarte se crearán automáticamente a medida que se emita, timbre y se extraigan del SAT. Podrás verlas en el sección "Facturas" dentro de cuentas por cobrar. Si has configurado los recordatorios, tu cliente recibirá un correo electrónico con el link de pago correspondiente.
¿Por qué no veo el correo electrónico en algunos clientes? ¿Puedo agregarlo?
El correo electrónico de tus clientes no está registrado en el SAT, por lo que al sincronizar esta información no se cargó automáticamente en nuestro sistema. Sin embargo, agregar el correo electrónico de tus clientes es muy fácil.
Simplemente selecciona el cliente al que deseas agregar la información de correo electrónico, haz clic en "añadir correo" y podrás editar su información. De esta manera, podrá recibir las notificaciones que configures en el módulo de “Recordatorios”.
¿Cómo editar los datos de mis clientes de forma masiva?
En Kalto queremos facilitar la gestión de tus clientes y por eso podemos apoyarte en la actualización masiva de clientes para que puedas actualizar los correos electrónicos, días de plazo, tipo de recordatorio, etc.
Para ello, solo necesitas seguir los siguientes pasos:
1. Exporta tus clientes:
Desde la sección clientes y, a un lado del botón de "Agregar cliente", identificarás tres puntos. Selecciona la opción "Exportar".
2. Edita el archivo descargado:
En el archivo que se descargará, identifica la columnas que quieres editar como por ejemplo: "Email principal" y agrega el dato correspondiente a cada cliente (recuerda que puedes editar también el plazo de pago, agregar una columna para los recordatorios y el estado de sincronización con el SAT).
3. Envia el archivo actualizado:
Una vez que hayas agregado todos los datos, guarda el archivo y envíanoslo por correo electrónico a soporte@kalto.la.
Una vez que recibamos el archivo, realizaremos la carga masiva de tus clientes en nuestro sistema y te enviaremos una confirmación.
¿Qué son y para qué sirven los recordatorios?
Los recordatorios son mensajes predefinidos que enviamos automáticamente a tus clientes para mantenerlos informados sobre las facturas pendientes de pago y los plazos de vencimiento. En todos se incluye el archivo PDF y el XML de la factura.
Puedes configurarlos desde la sección Recordatorios, crear diferentes reglas de envío y asignarlos a diferentes clientes.
También puedes apagarlos para que no molesten a ciertos clientes o porque ya estas llevando un seguimiento personalizado.
¿Cómo configuro los recordatorios?
En la sección recordatorios, haz lo siguiente:
1. Haz un clic en “Crear recordatorio”
2. Asigna un nombre al recordatorio
3. Define los mensajes que deseas enviar y cuando serán enviados:
A. Activa si deseas enviar un recordatorio antes de la fecha de vencimiento y cuántos días antes.
B. Activa si deseas enviar recordatorios después de la fecha de vencimiento y cada cuantos días.
C. Activa si deseas enviar un recordatorio cuando la factura se pague.
D. Guarda el recordatorio.
Puedes apagar los recordatorios en cualquier momento.
¿Cómo funciona el recordatorio predeterminado?
El recordatorio predeterminado incluye un tres mensajes genérico que se envían:
A: antes del vencimiento de una factura
B: después del vencimiento de una factura, y
C: cuando se recibe el pago de una factura.
En todos se incluye el archivo PDF y el XML de la factura.
Este recordatorio se asigna en la creación de un cliente, pero debes activarlo para que quede funcionando.
¿Cómo veo las facturas pagadas por mis clientes?
Para que puedas llevar un seguimiento actualizado y preciso de tus cuentas por cobrar, cuando un cliente realiza el pago de una factura utilizando los medios de pago disponibles en kalto, el pago se verá reflejado automáticamente en la factura y su estado cambiara a Pagada.
Por otro lado, cuando un cliente realiza el pago utilizando otros medios de pago que no están disponibles en Kalto, como puede ser una transferencia a otra cuenta CLABE no asociada a tu cuenta en Kalto, deberás indicar en el sistema que la factura fue pagada. Para eso accede a las acciones de la factura en cuestión y marca la factura como Pagada por fuera.
De esta manera, la factura aparecerá como Pagada y se desactivaran los recordatorios a tu cliente.
¿Cómo se administran los pagos parciales?
Si tu cliente realiza un pago parcial, asignaremos ese monto a la factura y veras reflejado el monto pendiente de pago, en el detalle de la factura y también en los recordatorios de pago que queden por enviar.
A su vez, sí recibiste un pago parcial por fuera de los medios de pago disponibles en kalto, puedes marcar la factura como pagada por fuera e ingresar el monto recibido.
Encontraras todas las facturas con pagos parciales en la sección Por Cobrar de tus Facturas.
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